「重要阅读引导」公文写作指挥者的指挥艺术决定一篇公文的成败

大家好，「重要阅读引导」公文写作指挥者的指挥艺术决定一篇公文的成败很多人还不知道，现在让我们一起来看看吧！

公文写作的指挥艺术

岳海翔

一份有质量的公文的诞生，是机关领导同志与秘书写作人员，是公文写作的指挥者与撰写者各自艺术才能得以充分发挥，并紧密合作，协调一致、精心劳动的结果。撰写者的写作才能是构成一篇公文质量的基础，但指挥者的指挥才能却又是决定一篇公文成败的关键。由于公文是遵命写作，作为一篇公文，制文的意图、目的是什么，中心思想如何，层次结构怎样安排，篇幅是长些还是短些，什么时间发出，特定的阅者是谁，这一系列的问题，其决定权都不是操在撰文者的手中，而是取决于机关领导者的思考与认识，要受公文写作指挥者意图的制约。因此，公文指挥者在公文写作上的指挥艺术如何，对一篇公文来说是极其重要的，处于主导地位。

什么是公文写作的指挥者呢？公文写作的指挥者是相对撰写者而言的。假若某一公文的起草人是办公室的秘书，那负有核稿责任的办公室主任或机关负有签发职权的某一主要领导同志或讨论批准此文稿的会议集体就是公文写作的指挥者。我们也可以称这种指挥者为公文的发令者和第一读者。

作为机关、单位的一名领导干部或办公室的一位负责同志，不管你愿不愿意充当公文写作的指挥者，也不管你对公文写作这门学科有否个人兴趣，但客观工作实际却要求你必须成为一名合格的公文写作指挥者。《党政机关公文处理工作》规定：“各级党政机关的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本条例并加强对本机关公文处理工作的领导和检查”。因为公文是实施领导、履行职能、推动工作、联系事务，办理公务、沟通信息的文字工具，作为一个机关、团体、企事业单位来说，不可能不使用公文，要使用公文，首先就要会制文，要会制文就要了解公文及公文写作的基本知识，就要把握公文写作的一般规律与技巧。我们暂且抛开领导干部自己动手起草公文的情况不谈，就其指挥别人完成公文撰写来说，至少要知道如何运用公文写作的指挥艺术。如果自己不写，又不知道如何指挥别人去写，这不能不是这个单位领导工作上的一个大缺陷，这样的领导同志也很难算是一名称职的领导者。

指挥公文写作并非像有的人想像的那么简单，其中也很有一些讲究，它实际上是一种指挥艺术。1981年5月7日，中共中央《关于各级领导干部要亲自动手起草重要文件，不要一切由秘书代劳的指示》中，对各级领导干部如何指挥好文件的写作，讲得十分精辟透彻：“……领导机关的重要文件，一律由领导者（或指定一位负责同志，或由若干人合作，一个负主责）亲自动手，亲自领导、主持起草工作。所谓亲自动手，主要是指领导者必须开动脑筋，提出文件的基本思想，包括主要的观点、意见、办法，文件的初稿产生以后，要在适当的范围内征求更多同志的意见，民主讨论、集思广益。在此基础上，领导者亲自精心斟酌文件的内容和文字，并最后亲自负责修改定稿”。这段决定性的文字，可以说是对公文写作的领导艺术和指挥方法的高度概括，这就从正面向我们回答了什么是公文写作的指挥艺术。那么，究竟怎样掌握和运用公文写作的指挥艺术呢？

（一）在交待制文要求时，要讲究实际

应突出注意以下两点：

1.不可求之过急。要求有关人员起草公文，对草稿完成的时间，不能求之过急，要充分估计此文稿撰写所需要的必要时间，加上给撰文者留有的弹性时间在内，然后提出一个比较客观的交稿时间。要求完稿的时间过急，使撰文者缺少大脑思维活动和落笔成文的必备时间，必然是草率成篇，应付凑合了事。

2.不可逢文必长。要求有关人员起草公文，篇幅是长是短，要从实际需要考虑。有的领导同志，很喜欢“大部头”的公文，这也是一些“长蛇阵”公文产生的重要原因之一。觉得只有“大”，才显得有水平；只有“长”，才觉得可以拿出手，因此，不管是全年工作总结，还是一篇单一问题的请示，不管是大会工作报告，还是开幕词，不管是大型工作会议纪要，还是对某一具体问题的批复，统统要求撰文者要“有开头，有主体，有结尾”，既要有简单说明，又要有详尽的议论，千篇一律地不但要讲应做什么或不应做什么，还要具体地说明道理，以至要求撰文者大段大段地抄录上级的来文和一些经典著作中的内容。这种逢文必长的要求，一方面给撰文者带来“无米之炊”之苦，另一方面又助长了一些撰文者产生“米不够拿水凑”的浮华作风。正确的做法是，该长则长，该短则短，以能够说明、解决问题为原则。

（二）在指导公文写作上，要讲究方法

一般应注意以下三点：

1.交待制文意图，切忌事先缺乏深思熟虑或放任自流。有的公文写作指挥者，发命起草某一份公文，但事先并未经过细致考虑。任务下达以后，原有的理想不断升温变化，新的想法不断出现，在撰文者起草公文的过程中，指挥者又不断中止撰文者的写作活动，一而再、再而三地补充、调整原先交待的制文意图。撰文者只好跟着指挥着的“意见”转，不仅很多时间被白白浪费掉，也很难写出有质量的公文来。也有的公文指挥者干脆放弃指挥之责，交待任务时三言两语，一切全凭“笔杆子”去创造，这样做的结果往往会使公文的质量难以保证，机关工作的指挥水平难以提高，并极易造成秘书人员左右领导者意图的现象发生。

2.交待写作任务时，切忌先定框子。交待文件意图的正确做法，是从宏观上向撰文者讲明制文的背景、目的、中心思想及其根本要求，即“提出文件的基本思想，包括主要的观点、意见、办法”，让撰写者再结合自己占有的一些实际材料，去进行创造性的写作活动。这种有上有下、上下结合而产生出来的公文，对于防止主观性、片面性，使公文做到观点鲜明、内容实际、富于针对性是十分必要的。而我们见到有的公文写作指挥者，交待写作任务时采取“定调子、设框子、搭架子”的方法，先是主观地确定层次、段落、文字详略以及哪里说道理、哪里摆事实，然后让撰文者按事先定死的“框架”去填肉，即选材料、找数据、举例子。这种做法，从表面上看公文写作的指挥者很负责任，实际只不过是“闭门造车”，脱离实际、脱离群众。即使是指挥者的“调子、框子、架子”完全建立在充足占有材料的基础上，但这种交待制文意图的做法也不尽可取，它不利于发挥撰文人员的积极性和创造性，造成秘书人员对领导的依赖性。

3.切忌把撰文者置于“挨批”的地位。草稿写出来后，不可能一下子写得很合指挥者的心意，甚至会出现一些疏漏、相悖之处。在这种情况下，不论领导干部个人审稿，还是集体讨论审稿，在发表改写意见时，要多讲道理，少批评，不指责，不要形成对撰文者个人的非议，不使用讽刺、挖苦之词，不在草稿上批注质问、指责性的文字，更不要因嫌草稿写得不好而当着撰文者的面“摔稿子”。在集体讨论稿子时，应就文稿的中心思想、层次结构、任务要求等多提一些补充、改写的正面意见，不要涉及撰写者个人，以免一次集体讨论稿子犹如是一次“挨批”的会。

（三）在修改文稿中，要坚持正确的态度

主要有三点：

1.公文写作指挥者要尊重撰稿人的辛勤劳动，“难能可贵的第一稿”。对撰写出来的初稿，要认真通览全文，然后再动笔修改，也就是从中心思想是否明确，任务、措施、方法、步骤等交待得是否清楚，各种提法是否恰当，以及语言文字等方面逐一加以修改。切忌不通阅全文，看头改头，看尾改尾，看这改这，看那改那，这种只见树木不看森林的孤立改稿方法，往往是把本来已经基本成功的稿子改得支离破碎，面目皆非。

2.要坚持原则，不能迁就。有的秘书人员工作的时间长了，经验比较丰富了，或者自己的文化水平相比领导同志高一点，有时自觉不自觉地产生一种“自以为是”、“不服气”的情绪，他出手的稿子，只望领导签“发”放行，而不得改动，甚至不准改动一个字。某机关一位秘书写的一份公文草稿，有一句话包括两个“的”字，机关领导审核时给删掉了一个，为此竟摔笔不写了，这不能不算是过分。在实际工作中，有的机关领导同志对有些秘书人员的上述不正当情绪，过于迁就，审稿时只字不能动、片句不能移，只得开绿灯放行，唯写作人员的意志是从，上面畸轻，下面畸重，不是公文指挥者来指挥公文写作，倒是公文撰写者来决定公文的成败，这种做法不是正常的。

3.集体开会修改文稿是十分必要的，但因人多嘴杂，往往意见纷繁。面对这种情况，主要负责同志要善于权衡利弊，敢于集中正确意见，切忌“兼容并收”。

（作者系中国写作学会副会长，中国写作学会公文写作专业委员会常务副会长兼秘书长，中国公文学研究所所长、研究员）